Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

ABRIENDO CAMINOS ABCA S.A.S. comprometida con la protección del derecho fundamental del Habeas Data, consagrado en la Constitución Colombiana, así como en lo señalado en la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, consciente de la importancia y la prioridad en la protección de los datos personales, informa en el presente documento — como parte de la responsabilidad institucional para sus clientes, funcionarios, contratistas y terceros — su Política de Protección de Datos Personales.

1. Datos generales

A) Identificación del titular. ABRIENDO CAMINOS ABCA SAS, identificada con el NIT 901.347.187-7, matrícula mercantil 03196721, registrada en la Cámara de Comercio de Bogotá como persona jurídica, régimen común, con domicilio principal en la Avenida Cra 45 No 102-10 piso 8 de la ciudad de Bogotá, celular 322 789 2383, correo electrónico [email protected].

2. Marco legal

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008, por la cual se dictan las disposiciones generales de hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, y se dictan otras disposiciones.
• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decretos reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.
• Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011.

3. Definiciones

Por disposición legal y para lograr la protección de la información personal, las siguientes palabras tendrán los significados que se indican:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: es la clase de dato que no es privado, semiprivado o sensible. Por ejemplo, el estado civil de las personas y los relativos a su profesión u oficio.
• Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede causar discriminación por revelar su origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, vida sexual o datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Consulta: revisión que hace el titular de los datos personales que se encuentren en las bases de datos, mediante una petición del titular según los procedimientos de este manual.
• Transferencia: ocurre cuando el responsable o encargado del tratamiento, ubicado en Colombia, envía datos personales a otro responsable dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio colombiano, cuando el objeto sea realizar un tratamiento por parte del encargado, pero por cuenta del responsable.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita que genera el responsable de los datos, dirigida al titular, mediante la cual se informa de la existencia de este manual, su aplicabilidad, la forma de acceder a él y las finalidades del tratamiento.

4. Principios

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

• Legalidad: el tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
• Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima informada al titular. ABRIENDO CAMINOS ABCA SAS se limitará a los datos pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados.
• Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: debe garantizarse el derecho del titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento solo podrá hacerlo personas autorizadas por el titular o previstas en la ley. Salvo la información pública, los datos no podrán estar disponibles en internet u otros medios masivos sin un control técnico de acceso.
• Seguridad: la información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: ABRIENDO CAMINOS ABCA SAS está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con quien realizó el tratamiento, salvo cuando el suministro o comunicación corresponda al desarrollo de actividades autorizadas por la ley.

5. Información para la recolección de datos personales

De acuerdo con su naturaleza, ABRIENDO CAMINOS ABCA SAS podrá recolectar información por los siguientes mecanismos: a) directamente a través de sus proveedores y/o clientes; b) a través de terceros con quienes se realizan acercamientos comerciales, mediante internet, abordamiento directo o diligenciamiento de hojas de recepción de datos; c) por bases de datos adquiridas legalmente de terceros, conforme a la ley; d) por cruce de datos personales.

Para los datos que la compañía tuviera en sus bases antes de la entrada en vigencia de la ley, se solicitará autorización al titular por correo electrónico u otro medio verificable. Si en 30 días el titular no ordena suprimir sus datos, la compañía podrá seguir utilizando la información; en todo caso se le advertirá que puede solicitar la supresión o modificación en cualquier momento.

La siguiente información, catalogada como datos personales no sensibles, es la solicitada por ABRIENDO CAMINOS ABCA SAS:

• Nombre e identificación de la persona natural o jurídica a quien se solicita autorización.
• Número de documento de identidad, o de identificación tributaria si es persona jurídica.
• Ciudad, país, dirección física o postal, correo electrónico, teléfono fijo y/o celular.
• Información de contacto.
• Información financiera (número de cuenta bancaria, banco, referencia bancaria, referencia comercial).

Esta información ha sido recolectada por datos directamente enviados de forma voluntaria, o por intermedio de transacciones comerciales, civiles y laborales realizadas o consultadas por medios electrónicos, páginas web, u otros medios donde el titular haya incluido sus datos. Se solicita siempre el consentimiento previo, expreso e informado conforme a la Ley 1581 de 2012 y los Decretos 1377 de 2013 y 1074 de 2015.

Respecto de datos personales de niños, niñas y adolescentes, esta política asegura el respeto a sus derechos prevalentes, salvo los datos de naturaleza pública. La información recibida será facultativa y requerirá autorización de los padres de familia o, en su defecto, del acudiente o representante legal del menor.

Datos de navegación web

Los sistemas tecnológicos y protocolos de comunicación de este sitio pueden recopilar automáticamente datos técnicos de navegación (dirección IP, dominio del dispositivo, URL de acceso, fecha y hora de conexión, sistema operativo y navegador utilizado), exclusivamente con fines estadísticos, de seguridad y de correcto funcionamiento de la plataforma. Esta información no busca identificar usuarios y se conserva solo el tiempo necesario para verificar su procesamiento técnico.

6. Derechos del titular de la información

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable o encargado, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo excepción legal.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Enviar comunicación oficial al correo [email protected] cuando no se encuentre satisfecho con el manejo de sus datos, o tenga alguna queja o reclamo.

Para el tratamiento de sus datos personales, ABRIENDO CAMINOS ABCA SAS solicita autorización previamente por teléfono, de forma presencial, virtual o por correo electrónico, salvo en los casos expresamente señalados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

6.1 Derecho de quejas y reclamos

El titular puede ejercer sus derechos de reclamo mediante escrito dirigido a ABRIENDO CAMINOS ABCA SAS, enviado por correo electrónico a [email protected] indicando en el asunto "ejercicio de las quejas y/o reclamos", o por correo postal a la Avenida Cra 45 No. 102-10 Piso 8, Bogotá. La solicitud debe contener:

• Nombre y apellidos del titular.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular y, en su caso, de quien lo representa, junto con el documento que acredite la representación.
• Descripción de los hechos y petición concreta (corrección, supresión, revocación o actualización).
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos que respalden la petición, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes para subsanar las fallas; transcurridos 2 meses sin respuesta, se entenderá desistido. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y su motivo, en un plazo no mayor a 2 días hábiles, hasta que sea decidido. ABRIENDO CAMINOS ABCA SAS resolverá la consulta en un plazo máximo de 15 días hábiles desde su recibo; si no fuera posible, informará los motivos de la demora, sin superar 5 días hábiles adicionales al vencimiento del primer término. Agotado el trámite, el titular podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Deberes del responsable (ABRIENDO CAMINOS ABCA SAS)

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada, cuando se haya solicitado en forma física.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
• Conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información suministrada al encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar y rectificar la información oportunamente, comunicando las novedades al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos de la ley.
• Informar al encargado cuando cierta información esté en discusión por el titular.
• Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos ante violaciones a los códigos de seguridad.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Tratamiento de las políticas — finalidades del tratamiento de la información

Los datos personales que ABRIENDO CAMINOS ABCA SAS recolecte y trate se utilizarán para la finalidad específica y legítima con la que fueron suministrados, y el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales de su objeto social. En particular, sus datos personales, crediticios y financieros se tratarán para:

• Procesar, confirmar y cumplir con la comercialización de los productos y/o servicios de la empresa.
• Compras de productos y/o servicios que requiera la empresa.
• Atención de requerimientos de autoridades o cumplimiento de obligaciones impuestas por ellas.
• Manejo interno para registro de clientes en los diferentes canales de comercialización.
• Análisis de riesgo crediticio mediante consulta a centrales de riesgo legalmente constituidas.
• Cumplimiento de los contratos suscritos con terceros.
• Envío de información por correo electrónico o contacto telefónico.
• Fines administrativos y analíticos: administración de sistemas de información, contabilidad, facturación, auditorías, marketing, procesamiento y verificación de cheques o tarjetas de crédito.
• Compartir información con aliados comerciales para el ofrecimiento de nuestros productos.
• Conocer sus necesidades para ofrecer productos ajustados a sus preferencias.
• Procesos de facturación, cartera, cobranza, pagos y envío de facturas.
• Comunicar novedades de productos, invitaciones a eventos o programas organizados por la empresa.
• Registro y pago de nómina de trabajadores; registro de accionistas, operaciones y transacciones, entre otros.

La base de datos se alimenta de mensajes electrónicos, información ya existente en nuestras bases, información obtenida en internet, correspondencia y otros medios electrónicos o tecnológicos. Sus datos solo se usarán como usted lo haya autorizado, y se transmitirán a aliados, filiales o subsidiarias y terceros que actúen en nombre de ABRIENDO CAMINOS ABCA SAS o den cumplimiento a requerimientos de autoridades. Cuando los datos dejen de cumplir la finalidad para la que fueron obtenidos, serán eliminados de la base de datos conforme a la legislación colombiana.

9. Autorizaciones y consentimiento del titular

Siempre que un titular suministre voluntariamente sus datos personales, sea de manera escrita o verbal, se entenderá que autoriza a ABRIENDO CAMINOS ABCA SAS a utilizarlos conforme a los términos de esta política. Si el titular no acepta los términos, se le indicará que sus datos serán suprimidos de la base de datos, siempre que no existan relaciones comerciales, civiles, laborales o afines vigentes con la compañía.

La autorización previa, expresa e informada podrá manifestarse por escrito, en medio físico o magnético (correo electrónico, formatos estructurados, etc.) o telefónicamente (por grabación), siempre que pueda ser objeto de consulta posterior mediante un formato de consentimiento.

10. Situaciones en las cuales no será necesaria la autorización del titular

• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, o relacionados con el registro civil de las personas.
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por autoridad judicial.

11. Responsable y encargado de la protección de datos personales

La oficina administrativa y financiera es la responsable de velar por la protección de los datos personales, y se encarga de tramitar la solicitud del titular para el ejercicio de sus derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria, conforme a la legislación aplicable.

12. Deberes de los encargados

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Actualizar la información reportada por el responsable dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recibo.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos de la ley.
• Registrar la leyenda "reclamo en trámite" cuando corresponda, e "información en discusión judicial" cuando sea notificado por la autoridad competente.
• Abstenerse de circular información controvertida cuyo bloqueo haya ordenado la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a quienes puedan tenerlo.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio ante violaciones a los códigos de seguridad.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. Procedimiento para la atención de las medidas de seguridad y los reclamos

a) Medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad, ABRIENDO CAMINOS ABCA SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La compañía se exonera de manipulaciones ilícitas de terceros o fallas técnicas o tecnológicas fuera de su ámbito de protección.

b) Reclamos

Cuando el titular (o su causahabiente) advierta un presunto incumplimiento o uso indebido de sus datos, podrá presentar una reclamación formal por escrito, física o electrónica, que contenga como mínimo:

• Nombre, identificación y domicilio del titular.
• Si se presenta por persona diferente al titular, los documentos que acrediten esa calidad.
• Descripción detallada, clara y precisa de los hechos que dieron lugar al reclamo.
• La dirección a la que debe enviarse la respuesta.

Si falta información, se requerirá al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes para subsanarla; transcurridos 2 meses sin respuesta, se entenderá desistido el reclamo. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "RECLAMO EN TRÁMITE" y su motivo, en un plazo no mayor a 2 días hábiles, hasta que sea decidido. Conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, se dispone de 15 días hábiles desde el recibo para resolver la consulta; si no fuera posible, se informará al titular las razones de la demora, sin exceder 5 días hábiles adicionales.

c) Supresión

El derecho de supresión no es absoluto y podrá negarse cuando:

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, investigación de un delito o sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, una acción de interés público, o el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el titular.
• La eliminación implique para la compañía la obligación de terminar un servicio en trámite, lo cual constituiría un incumplimiento contractual por parte del titular y un detrimento económico para la empresa.

14. Tratamiento especial de datos financieros, crediticios y comerciales

ABRIENDO CAMINOS ABCA S.A.S., en desarrollo de su actividad de otorgamiento de créditos empresariales y de libranza, podrá recolectar, almacenar, consultar, procesar, verificar, actualizar y reportar información financiera, crediticia, comercial, laboral y de comportamiento de pago de sus clientes potenciales y actuales. Esta información podrá ser consultada, reportada, actualizada y compartida con operadores de información, centrales de riesgo, entidades financieras, aseguradoras, fondos de garantías, administradoras de nómina, pagadurías, empleadores y autoridades competentes, conforme a la Ley 1266 de 2008, la Ley 2157 de 2021 y demás normas aplicables.

15. Tratamiento de datos biométricos y autenticación digital

ABRIENDO CAMINOS ABCA S.A.S. podrá recolectar y tratar datos biométricos tales como:

• Huella dactilar.
• Reconocimiento facial.
• Validación biométrica por video.
• Geolocalización durante procesos de vinculación.
• Evidencias fotográficas y audiovisuales.

Su finalidad es validar identidad, prevenir fraude y suplantación, cumplir obligaciones SARLAFT, suscribir documentos mediante firma electrónica o digital, y verificar la autenticidad de operaciones de crédito. Los datos biométricos tienen carácter sensible y gozan de medidas reforzadas de protección.

16. Política de seguridad de la información

ABRIENDO CAMINOS ABCA S.A.S. implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger la información, incluyendo:

• Control de acceso mediante usuarios y contraseñas seguras.
• Autenticación multifactor.
• Cifrado de bases de datos.
• Monitoreo de accesos.
• Copias de seguridad periódicas.
• Gestión de incidentes de seguridad.
• Restricción de acceso por perfiles.
• Auditorías internas periódicas.

17. Prevención de fraude y suplantación

ABRIENDO CAMINOS ABCA S.A.S. podrá realizar: validación de identidad en fuentes públicas y privadas; consulta de antecedentes judiciales cuando la ley lo permita; verificación de empleadores y pagadurías; confirmación telefónica y digital de solicitudes; cruces de información con bases antifraude; y análisis de riesgo mediante herramientas tecnológicas.

18. Vigencia

Esta política de privacidad entró en vigencia el 1 de enero de 2022. ABRIENDO CAMINOS ABCA S.A.S. se reserva el derecho a modificarla unilateralmente y en cualquier momento, notificando a los usuarios dichos cambios.

Sus datos personales permanecerán en nuestra base de datos, y en las de nuestras filiales y subsidiarias, durante la vigencia de la relación contractual, o por el tiempo requerido para cumplir una obligación legal. El período de vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.